La prima regola per essere efficaci nel presentare i numeri è capire bene quale è il messaggio che essi trasmettono. Ovvero capire cosa conta. Il passo successivo è decidere cosa e come contare.
Riprendiamo la nostra tabella di dati (veri) sul tasso di disoccupazione giovanile (TDG) che utilizzeremo per esempi (fittizi) a scopo didattico.
| 2008 | 2009 | 2010 | 2011 | 2012 | 2013 | |
| Francia | 23,1 | 24,6 | 22,8 | 22,9 | 26,3 | 23,7 |
| Germania | 12,8 | 10,4 | 9,0 | 8,2 | 7,9 | 7,9 |
| Italia | 21,3 | 25,4 | 27,8 | 29,1 | 35,3 | 40,1 |
| Regno Unito | 19,7 | 19,5 | 20,3 | 22,3 | 21,2 | 19,9 |
Al momento non ci preoccupiamo di come rappresentare i numeri (tabella, grafico o altro) ma solo di selezionarli. Quali numeri utilizzare ed eventualmente come lavorarli. Supponiamo che il nostro messaggio sia mostrare come il TDG in Italia sia in continua crescita in Italia dal 2008 al 2013. Utilizzeremo l’intera tabella? Meglio di no. Se l’unico dato che ci interessa è l’Italia è meglio eliminare gli altri paesi per diversi motivi.
- Chi non segue con attenzione vede tanti numeri e non è immediato estrarre quali sono quelli che contano e perché.
- Anche per il pubblico attento comunque gli altri numeri distraggono dal messaggio principale. Ad esempio potrebbero iniziare a chiedersi perché l’Italia è così distante dagli altri oggi, o perché la Germania migliora, …ecc. Spunti magari corretti ma che non sono l’idea che vogliamo focalizzare nella nostra presentazione
- Usare meno dati consente di rappresentare meglio quelli rimasti, magari più in grande e con maggiore impatto visivo.
| 2008 | 2009 | 2010 | 2011 | 2012 | 2013 | |
| TDG in Italia | 21,3 | 25,4 | 27,8 | 29,1 | 35,3 | 40,1 |
In sostanza non usiamo le basi dati così come le abbiamo o ci vengono fornite ma analizziamo quali numeri servono a comunicare il messaggio voluto e quali sono superflui e quindi da eliminare. Ci tengo a specificare che con ciò non intendo dire di alterare i numeri per avere risultati fasulli o mistificarne il significato. Il processo indicato non cambia la verità sottostante, serve solo a farla emergere più chiaramente e semplificarne la comprensione per l’audience. Questa scrematura dipende come detto dal messaggio che vogliamo comunicare. Se viceversa fosse stato “In Italia il TDG in cinque anni è aumentato notevolmente a differenza di altri paesi comparabili” è chiaro che i valori delle altre nazioni servono (più avanti, parlando di design, vedremo che è meglio dare un risalto grafico ai numeri italiani per far capire che sono quelli principali e gli altri termini di paragone). In questo caso però potremmo domandarci se vale la pena mostrare l’andamento nel tempo, e quindi i valori per ogni anno, o solo il raffronto 2008 – 2013.
| 2008 | 2013 | Variazione | |
| Francia | 23,1 | 23,7 | +0,6 |
| Germania | 12,8 | 7,9 | -4,9 |
| Italia | 21,3 | 40,1 | +18,8 |
| Regno Unito | 19,7 | 19,9 | +0,2 |
Anche in questo caso con meno dati non essenziali per il nostro pubblico è più facile mettere a fuoco quelli che davvero rendono l’idea. E poiché l’aspetto chiave è la variazione nel tempo vale la pena aggiungere una colonna che visivamente trasmette il concetto ed evita alla platea di dover fare i conti. Scegliere solo i numeri che comunicano il messaggio ed eliminare tutti gli altri potrebbe sembrare un consiglio scontato, invece non lo è. Spesso infatti questa importante operazione di filtro non avviene, forse per dimenticanza, forse per altri motivi. Questa è una delle tante slide che ho conservato nel tempo e che mostra una tabella con troppi numeri, troppe informazioni.
Ero alla presentazione e ricordo che la maggior parte dei dati mostrati erano irrilevanti. Nel caso ipotetico di avere così tanti dati e volessimo, o dovessimo, mostrarli tutti è chiaro che allora i messaggi sarebbero molteplici. Meglio quindi spezzarli su più supporti visivi trattandoli singolarmente (i messaggi).
L’esempio mostrato è molto più comune di quel che si pensi, magari anche nelle nostre presentazioni. Vale dunque la pena dedicare del tempo, non ne serve poi molto, per rivedere i dati presentati e scremare il superfluo che oltretutto diluisce il messaggio che vogliamo il nostro pubblico riceva.
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