Quanto è importante l’immagine che trasmettiamo prima di un evento? A partire dalla presentazione, alle mail di invito, di conferma di partecipazione e tutto il resto della comunicazione?
La domanda e questo post nascono da un fatto di qualche minuto fa.
Mesi fa mi iscrissi ad un evento a Milano organizzato da IBM. Nei giorni passati mi hanno inviato un po’ di email per ricordarmi quanto importante sarà partecipare. Onestamente non le ho neanche lette ma ho apprezzato ad esempio che sapessero della mia iscrizione. Quelli del Social Business Forum dopo che mi sono iscritto anche quest’anno mi hanno bombardato lo stesso di mail con inviti a partecipare. Lascio a voi i commenti.
Ma torniamo all’IBM Business Connect perché questa mattina alle 7.33 ricevo una mail da loro (e che bello da una persona fisica non il solito account impersonale info noreply o staff). Il fatto è che la mail appare così:
Dopo Sig. non ho cancellato io il mio nome (1). E’ proprio vuoto. Oggettivamente vista la potenza informatica del mittente mi stupisce l’assenza di mail-merge.
Nei dettagli dell’evento (2) mi lascia molto perplesso che a 5 giorni dall’evento non abbiano ancora deciso dove sarà! A Milano (Marittima?) ma nulla più di preciso. Non lo hanno deciso o non hanno aggiornato la bozza dell’email? E a questo punto non la hanno neanche riletta prima di spedirla.
Però se così fosse proprio sempre cliccare sul link che rimanda a maggiori informazioni (3) lì probabilmente la sede dell’evento ci sarà. Sorpresa!
La pagina non esiste o comunque qualcosa non funziona con il server.
Piccola nota finale, visto che ho apprezzato che il mittente sia una persona non sarebbe stato male ritrovarlo anche nella firma (4).
Che impressione ho ricevuto?
In realtà credo che la mail sia partita per errore, anche se le 7.30 di sabato non è proprio un orario lavorativo italiano ed induce a pensare ad un invio programmato. Dimentichiamo ora il caso specifico e torniamo alla domanda iniziale con considerazioni generali.
Partecipare ad un evento significa investire una risorsa molto scarsa: il tempo. Lo facciamo quindi se percepiamo valore. Ciò può avvenire in base al brand, eventuali partecipazioni ad eventi precedenti. raccomandazioni di conoscenti e l’immagine che l’organizzatore ci comunica. Quest’ultima supplisce ai primi 3 fattori se mancanti oppure li altera. È quindi da tenere in massima considerazione.
Una buona comunicazione curata porta i seguenti vantaggi:
- Credibilità dell’evento
- Maggior partecipazione
- Attitudine positiva dei partecipanti
- Volano social e virale
Credibilità dell’evento
Grazie all’IT oggi tutti possiamo creare comunicazione di qualità e personalizzata. Di conseguenza le aspettative del pubblico sono aumentate e non possiamo non tenerne conto.
Maggior partecipazione
Una conseguenza del punto precedente. Partecipiamo più volentieri quando percepiamo affidabilità ed autorità (su un tema). Una comunicazione confusa però può diminuire l’affluenza semplicemente perché non trasmette correttamente il messaggio e quindi non sono chiari al pubblico i contenuti.
Attitudine positiva dei partecipanti
All’inizio dei lavori i partecipanti potranno arrivare con una predisposizione rispettosa, scettica, indifferente, neutrale o ostile. Quest’ultimo caso difficile in caso di partecipazione volontaria. Parte di questa attitudine sarà dovuta al loro background ed esperienza ma parte anche ai messaggi relativi all’evento che abbiamo comunicato in tutte le fasi prima.
Volano social e virale
Infine, ma non meno importante, una comunicazione intelligente può invogliare i destinatari a diventare ambasciatori del nostro messaggio e promuoverlo sulla propria cerchia di amici. Ad esempio avere un hashtag per l’evento è una buona cosa ma perché non incominciare a pubblicizzarlo già dal primo invito?
In conclusione se pianificate un evento ricordatevi di allocare le risorse anche per la qualità della comunicazione prima.
Commenti recenti